Elaborar um plano de ação não é uma tarefa complicada. O desafio está em criar um plano assertivo, adaptável, que engaje as pessoas e, claro, seja colocado em prática, com monitoramento das entregas e resultados.
Por experiência com empreendedores e líderes de diversos ramos, sabemos que a parte mais fácil é transformar as ideias em planos.
Sim, muitos possuem dificuldade até em tirar os objetivos e ações da cabeça para deixar mais visual, simples e claro. Para o próprio empreendedor e também para sua equipe.
Fazer a gestão estratégica e administrativa de uma empresa é sempre desafiador. Há diversas variáveis envolvidas, além do comportamento das pessoas envolvidas, começando por você que está empreendendo.
Então, sendo direto com você: aqui você encontrará maneiras práticas de criar seu plano de ação.
Mas lembre-se: “Os pequenos atos que se executam são melhores que todos aqueles grandes que apenas se planejam.”, dito por George C. Marshall, autor do Plano Marshall para reconstrução da Europa após a 2ª Guerra Mundial.
O segredo para um plano de ação que realmente funciona está muito além da sua criação.
Deixamos aqui um checklist para você entender como esse artigo foi pensado.
- Diagnóstico inicial: Como está o seu negócio hoje?
- Definição de objetivo: O que exatamente você quer alcançar?
- Indicadores: Quais números mostram que o objetivo foi cumprido?
- Lista de ações: Quais passos práticos o aproximam do objetivo?
- Responsáveis: Quem vai executar cada ação?
- Prazos: Quando cada ação deve ser feita?
- Como fazer: Como cada responsável pretende executar?
- Acompanhamento: O que avançou ou por que não avançou?
- Revisão: O que está funcionando e o que pode melhorar?
- Ajustar e recomeçar: O que, quem, quando ou quanto precisa ser ajustado?
Como dizem por aí “são as perguntas que movem o mundo”, então haverá um misto entre perguntas e dicas para ajudar você a elaborar o plano de ação do seu negócio.
Diagnóstico Inicial
Você provavelmente tem uma boa noção de como está o seu negócio.
Mas será que você verificou todos os ângulos essenciais?
- O que está funcionando bem?
- Quais são os maiores problemas?
- Quais números você tem do negócio?
- Qual a causa raiz do que está indo bem ou mal?
No Hub2us, começamos pelo conhecimento dos concorrentes, segmentação e nicho de mercado, posicionamento, planejamento estratégico e verificação da estratégia. É um foco grande na essência estratégica da empresa.
Definição de Objetivo
Agora sim, com base na análise básica que você fez do negócio, responda de forma clara e simples:
- Qual é o objetivo que quer alcançar?
Falamos de “objetivo” no singular, porque já é desafiador alcançar um só, num ambiente que geralmente é restrito em recursos financeiros e humanos. Imagine lidar com vários objetivos ao mesmo tempo.
Enfim, você é quem decide quantos objetivos são necessários. O recomendado é ficar entre três e cinco objetivos, se realmente for necessário ter mais que um.
Escreva de modo que qualquer pessoa entenda. Seja um fornecedor, um funcionário, um sócio, um parceiro, ou qualquer outro interessado.
Mesmo que você seja a única pessoa envolvida, clareza é essencial!
Indicadores
- Quais são os principais números ligados ao objetivo?
- Quais ponteiros, se mexidos, vão colaborar para o todo do seu objetivo?
- Quais indicadores mostram que houve progresso?
Ao falar de indicadores, é importante pensar além do faturamento. Pesquise indicadores da área relacionada ao seu objetivo.
A dica é manter o processo simples, sem muitos cálculos elaborados.
Mas convenhamos: "o que não é medido, não é gerenciado".
Lista de Ações
- O que é necessário fazer?
- O que precisa ser revisado?
- Onde é necessário investir mais?
A lista de ações deve estar alinhada ao objetivo. O que fugir disso, pode ser desperdício de tempo e dinheiro.
Para organizar essa lista, use um documento de texto comum, uma planilha de 5W2H ou ainda diversas ferramentas disponíveis, digitais ou não.
O fato é que precisa ser de fácil acesso, compartilhável no caso de terem mais pessoas ajudando.
Dica: não se prenda ao “como fazer” ainda. Esse momento depende de quem executará a ação. Dê autonomia à equipe.
Responsáveis
Com a clareza do que precisa ser feito, e levando em consideração que você conhece as potencialidades de cada colaborador:
- Quem é a pessoa responsável de cada uma das ações?
A pessoa, no singular. “Cachorro com dois donos, morre de fome”.
Ou seja, você precisa saber quem responderá pelo “como” daquela ação, quanto ela custará, em que fase a ação está e se de fato o prazo será cumprido.
Não adianta delegar, ou seja, pedir que a pessoa entregue algo, se ela não entendeu o que é para entregar, nem qual é o prazo.
Então é importante você checar se o responsável entendeu corretamente, e claro, realizar o acompanhamento, o qual falaremos logo adiante.
Prazos
- Qual é o prazo real e possível para cada ação?
- Essa ação precisa ser priorizada?
- É urgente?
Definir essa priorização e o que já está no nível “urgente” é essencial para a eficácia do seu plano.
Primeiro, o que é urgente, geralmente era uma prioridade que, por algum motivo, estourou o prazo.
Ter visão do todo ajuda a priorizar melhor.
Em segundo, é necessário avaliar se a pessoa responsável já está com muitas demandas.
Isso se estivermos falando de times, geralmente enxutos.
Sabemos que se for somente você a pessoa responsável, tudo fica mais complicado.
Entende o porquê é importante priorizar o que deve ser feito e em qual prazo?
Como Fazer
- Com o entendimento de o que fazer e até quando fazer, como essa ação deve ser realizada?
- Qual a forma mais enxuta de executar?
- Quais ferramentas, quanto custará e quais parceiros serão necessários?
Este é o momento ideal para engajar as pessoas da equipe.
Deixe que elas indiquem o “como” para gerar pertencimento e permitir que elas também cresçam no processo.
Você pode contribuir. O que não é recomendável é você definir arbitrariamente o como deve ser feito, pois não fará sentido para a pessoa e ela não estará verdadeiramente com a “cabeça de dono” no processo.
Se só você é o “time” nesse plano de ação, busque mentores e pessoas de confiança.
Trocar uma ideia e trazer novas perspectivas, visões diferentes e provocações para o que você está querendo alcançar, vai enriquecer o seu plano.
Acompanhamento
- Defina a frequência de monitoramento: diário, semanal ou quinzenal?
- O que foi realizado?
- O que está travado? Por quê?
- O que está previsto até a próxima entrega?
Como já esclarecido no início deste conteúdo, o grande segredo de um plano de ação está na execução e não na criação. Acompanhar antes do prazo evita urgências desnecessárias.
Se você delegou tarefas para cada pessoa responsável, nada melhor que fazer checagens periódicas ao longo do tempo e não somente no dia que o prazo venceu, pois aí não adianta mais chorar ou remendar. Já virou urgente.
E se você está nesse processo de plano individual, faz bem à execução do seu plano, que você tenha momentos para esse monitoramento.
Transforme o acompanhamento em rotina simples. Às vezes, 15 minutos bastam.
Revisão
- A cada quanto tempo você fará uma revisão do plano como um todo?
- O que está funcionando?
- O que precisa ser adaptado?
Não espere o fim do ciclo para identificar falhas. Ajuste ao longo do caminho.
Por exemplo, se o plano chegou à metade do tempo ou do dinheiro, porém faltam 80% das entregas e dos resultados, será que não há algum descompasso no planejamento?
E mesmo que não haja, você ficará com maior tranquilidade de fazer essa revisão a tempo de fazer qualquer tipo de adaptação necessária.
Ajustar e Recomeçar
Ao final de cada ciclo, avalie:
- O que mais precisa ser feito?
- Quem precisa ser remanejado ou reorientado?
- Até quando esse próximo ciclo deve entregar resultados? Quanto isso vai custar?
Se você conseguiu vencer o ciclo de execução do plano de ação conforme o planejado, já pode se considerar com um troféu na mão.
É fato que muitos empreendedores não conseguem ter disciplina suficiente para chegar até aqui sozinhos.
Destacar as lições aprendidas do processo como um todo é muito importante.
Essa prática gera melhoria contínua e torna o processo mais leve.
Convite
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